Dijitalleşmenin en hızlı yolu RPA Marathon ile #dijitalekoş

Abdullah Şenyılmaz

Günümüzde müşteri, pazar veya regülasyon dinamiklerine hızlı cevap verme, operasyonel maliyetlerde etkinlik sağlama, operasyonları zaman ve mekan bağımsız işletebilme, etkin risk yönetimi ve veriye dayalı operasyon yönetebilmek için dijital dönüşüm; işletmelerin en önemli gündemlerinden biri durumunda. Sadece iş dünyasında değil, bu alanda yapılan akademik çalışmalar da dönüşüm ve dijitalleşmeyle birlikte geleceğin iş süreçlerinin otomasyon, akıllı sistemler ve veri ile yönetilen iş yapış biçimlerine evirileceğini gösteriyor. 2000’li yılların başından beri dijital dönüşüm araç kutumuzda yer alan robotik süreç otomasyonu (RPA – Robotic Process Automation) ve robotlar, aşağıdaki nedenlerle dijital dönüşümü mümkün kılan önemli teknolojilerin başında geliyor;

• Pandemi ve sonrasının getirdiği remote çalışma düzeni ve süreçlerdeki fiziksel/insana bağımlılığı azaltma ihtiyacı,
• Parçalı ve karmaşık IT sistemlerinin entegrasyonunun gerektirdiği yüksek zaman, teknoloji ve iş yükü maliyetleri, 
• Pazar veya mevzuat değişikliklerine hızlı cevap verme ihtiyacı.

Robotik süreç otomasyonu her ölçekteki işletmenin kolay adapte olacağı, hızlı devreye alım süreçleriyle kolay yayılım imkanı ile kural bağımlı, rutin işlerin otomasyonu için uygulanabilirken, Turkcell gibi büyük şirketlerde insana bağlı, kural bazlı yüksek hacimli süreçlerin otomasyonunda oldukça büyük bir iyileşme potansiyeli barındırıyor. RPA robotları, şirketin bir çalışanı gibi belirlenmiş saatlerde belirlenen rutin/kural bazlı işlerle ilgili sistemlere, uygulamalara ve verilere erişerek bir çalışan gibi raporlayabilir, oluşturulan kural setlerine göre aksiyona dönüştürebilir, raporları oluşturabilir ve çıktıları ilgili kişi ya da sistemlere yönlendirilebilir. Bu görevleri yapan ve metal yaka asistan olarak adlandırılan robotlar, ekranlar/uygulamalar arasında maliyeti yüksek entegrasyonların IT projelerine ihtiyaç olmadan hızlı ve güvenli bir şekilde hayata geçebilmesini sağlar. 

5 başlıkta RPA’in faydaları

1. Hız & zaman: Uygulandığı tüm süreçlerde zaman tasarrufu sağlar. Katma değerli işler için vakit yaratır.
2. Dijital dönüşüm: Mevcut uygulamalar iyileştirilir ya da ileride devreye alınacak dijital dönüşüm uygulamalarına zemin hazırlanır.
3. Veri değeri: Kurum, sahip olduğu verileri daha etkin bir şekilde kullanmaya başlar.
4. Standartlaşma: RPA uygulanan tüm süreçler bir standart üzerinden işlemeye başlar.
5. Çalışan memnuniyeti: Rutin işlerinden kurtulan çalışan katma değer üretecek çalışmalarına odaklanır, iş tatmini ve çalışan memnuniyeti artar.

Turkcell’de RPA 

Turkcell’de RPA, dijitalleşmenin olduğu kadar sürekli iyileşme kültürünün de önemli yapıtaşlarından birisi. Merkezi yönetişim yapımız, fonksiyonların içerisindeki RPA elçilerimiz ve gönüllülerimiz, zengin eğitim içeriklerimiz ve hatta kendi bünyemizde geliştirilen RPA teknolojisi ile her eksende yatırım yaptığımız ve önem verdiğimiz bir teknoloji. 2019’a kadar IT ve iş birimlerinde dağınık olan RPA eforları, bu tarihten itibaren her eksende daha kurumsal bir yönetişim çerçevesine oturttuk. Öncelikle; 2019 yılında grup şirketlerimizden Global Bilgi mühendislerimiz tarafından “Turkcell RPA” ürünü geliştirildi. Mevcut yönetişimimizde hem pazara liderlik eden global ölçekli RPA ürünleri hem de Turkcell RPA ürününü eş zamanlı kullanıyoruz. Hatta, gururla söyleyebiliriz ki RPA otomasyon üretimimizin %75i “Turkcell RPA” ürünü ile sağlanıyor. 

Dijital dönüşüm programlarında, kritik başarı faktörlerinin en başında süreç uygulayıcılarının iş birliği ve katkı sağlayıcı olarak rol üstlenmeleri gelir. Biz de RPA yönetişimimizin her aşamasında çalışanlarımızı bu sürecin bir parçası haline getirmeye büyük önem veriyoruz. İlk olarak 2019 yılında “Çeviklik Peşindeyiz” sloganı ile başlattığımız Dinamik programı sırasında; çalışanlarımızın ilettiği görüşlerin ortak noktası “operasyonel” ve “manuel” işlerin kendilerine günlük işleyişte yarattığı zorluklar üzerineydi. Bu program ile başlayan odağın bir parçası olarak 2021 yılının sonunda 200 manuel iş RPA metal yaka asistanlara teslim edildi ve toplamda 3,1 milyon dakikalık otomasyon sağladık. RPA’in faydaları ve getirdiği kazanımları gördüğümüzde RPA’in sürekli iyileşme ve dijital dönüşüm kültürü oluşturmada önemli bir araç olacağını gördük. Bu motivasyon ile bu yıl RPA çalışmalarımızı tüm grupta yaygınlaştırmak için tüm yıla yaygın olmak üzere “RPA Marathon” programını başlattık.

RPA Marathon Programı

Mart 2022 ‘de sadece 385 adet otomatize ettiğimiz süreç varken yıl sonunda 1001 sürece ulaşma hedefi ile başlattığımız RPA Marathon Programı’nı 3 ana strateji çerçevesinde oluşturduk: 

Yaygınlaştırma ve otomasyon

İlk hedefimiz RPA’siz fonksiyon kalmaması adına henüz RPA ile tanışmamış ekiplere de ulaşarak daha fazla işin otomatize edilerek robotlara devredildiği, tüm ekiplerimizde katma değerli işler için zaman yarattığımız bir süreci yönetmek oldu. Maraton kapsamında genel organizasyon kadar oluşturduğumuz keşif çalıştayı formatıyla ekip bazında 1:1 süreç yönetiyoruz. Dokunduğumuz her ekipte istisnasız karşılıklı fikir paylaşımı yoluyla robotlara devredilecek rutin işleri tespit ediyor ve gelişim planı oluşturuyoruz. Temmuz-Ağustos döneminde 14 ekip ile yaptığımız çalıştaylar sonucunda 65 manuel süreci RPA birikim listemize ekledik.

Yetkinlik ve geliştirme ile RPA yazarlarını artırmak

RPA’in temel önerilerinden biri geliştirme süreçlerini kolay adaptasyon ile yaygınlaştırılabilir olması ve “vatandaş geliştirici”ler aracılığıyla dijitalleştirmeyi hızlandırması. Çalışanlarımızın RPA ile geliştirme yapabilmesi onlara çağın yetkinliklerini geliştirmeleri konusunda bulunmaz bir fırsat sunarken, sürekli iyileşme kültürüne ve dijital dönüşüme de her birinin somut bir katkı sunmasını sağlıyor. Bu amaçla, Turkcell Akademi iş birliği ile Marathon kapsamında oluşturduğumuz sınıf içi ve online derslerden oluşan RPA Eğitim programına olan yoğun ilgiyi görmek bizi çok mutlu ediyor.

Programın ilk yarısında 600+ kişi online eğitim sınıflarına katıldı, yaklaşık 250 kişi sınıf içi eğitimlerini de tamamlayarak geliştirme yapmaya başladı. Yılın sonuna kadar bu rakamın katlanarak artacağını öngörüyoruz. Burada eğitim programımızın kalitesi ile birlikte, eğitim sonrasında bu arkadaşlarımıza birebir mentorluk desteği sağlayarak teorinin pratiğe dönüşmesini de yakından takip ediyoruz. Katılımcıların sundukları katkıya göre almaya hak kazandıkları “RPA Şampiyon”, “RPA Geliştirici” ve “RPA Mentor” gibi rozetlerle T.Life‘ta görünür kılınmaları, başarının diğer kritik anahtarları olarak öne çıkıyor. Program kapsamında 2022 yılında Turkcell Grupta toplamda 97 çalışanımız en az 2 robot ile rozetlerini aldı. 

Sürdürülebilir dijital dönüşüm ile kültür değişimi

Programın başından beri inandığımız ve vurguladığımız bir husus var. “Günlük işleyişte kendilerini oyalayan/katma değersiz aktivite içeren işleri çalışanlarımızdan daha iyi kimse belirleyemez. O yüzden, süreç icracılarını çalışmanın ana paydaşı yapmak ve hepsine ulaşmanın kıymeti bizim için ilk günden beri netti. Bu konudaki senaryolarımız arttıkça, her direktörlüğümüz bu teknolojiden faydalandıkça daha fazla yeni fikrin yine çalışanlarımızın kendinden geleceğine inanıyoruz.

RPA Marathon kapsamında herkesin kazandığı ve kaybedenin olmadığı, öğretici, eğlenceli ve gelişimi destekleyen fikirler oluşturup hayata geçirdiğimiz yarışmalar organize ediyoruz. 

RPA Ideathon’da 48 saat süren bir yarışma ile katılımcılardan RPA’e uygun süreç otomasyon fikirleri geliştirmelerini istedik. Farklı ekiplerden 97 katılımcı kendilerine destek olan 7 mentorumuz ile birlikte 65 fikir üretti. Bu fikirler aracılığı ile robotlara devredilecek 12 milyon dakikalık iş fikri belirlemiş olduk. 

RPA Hackathon’da ise Ideathon’da fikirlerin oluşturulması sonrasında “vatandaş geliştirici” adaylarımızın doğrudan RPA ile geliştirme yapacağı bir yarışma düzenledik. 72 saat süren RPA Hackathon yarışmamızda 35 takım, 144 katılımcı toplamda 67 RPA senaryosu geliştirdi. Bu yarışta toplamda robotlara devredilen süre 5.1 milyon dakikalık iş olarak ölçüldü. RPA Marathon programı kapsamında teknik fonksiyonlarımız ile birlikte ticari ve destek fonksiyonlarımızın tamamından katılım sağlandı.

Bu yarışma kurgularının yanı sıra çeşitli seminer, bilgilendirme, deneyim paylaşımı gibi formatlarla ilgisi olan çalışanlarımız için içerik üretirken; şirket geneli her ekibin sahiplendiği hedeflerle de programın stratejik hedefini de tüm organizasyon olarak benimsemiş oluyoruz.

RPA, dijitalleşme için hem kolay uygulanabilir hem hızlı kazanım sağlamasıyla güçlü bir ilk adım niteliğindedir. RPA Marathon programı ile önemli bir ivme yakalayacağımızı görmekle beraber, asıl katkının maraton kazanımlarının sürekliliğinden geleceğini biliyoruz. Bu yolculukta RPA’in yukarıda bahsettiğim kültür dönüşüm ve yönetişim faaliyetleri ile desteklenmesi kadar, farklı teknolojilerle birleştirilerek etkisinin katlanabileceğini öngörüyoruz. Önümüzdeki dönemde bizler; süreç keşfi, manuel işlemlerin keşfi ve hızlı otomasyon çözümlerini dijital dönüşüm platformu mantığı ile yönetmek istiyoruz. RPA çalışmalarımızı beslemek için süreç madenciliği teknolojisini deneyimlemeye başladık. Bu yapıya, önümüzdeki dönemde Görev Madenciliği “Task Mining” teknolojisini de ekleyerek keşiften otomasyona yeni nesil teknolojilerle desteklenmiş bir dijital dönüşüm platformu oluşturmak hedefi içerisindeyiz.