KOBİ’ler için dijitalleşme süreci nasıl olmalı?

İş dinamiklerini yeni pazar taleplerine uyarlamak isteyen KOBİ’ler için dijital dönüşüm, vazgeçilmez bir unsur haline geldi. Teknolojinin izlenebilirliği işletmelere verimlilik, müşterilere değer katmak, riskleri azaltmak ve gelir elde etmek gibi birçok fırsat sunuyor. Öyle ki şirketler, 2019 yılında harcamalarının %40’ını dijital dönüşümden yana kullandı. Ayrıca araştırmalar, dijitalleşmeye yönelen KOBİ’lerin ortalama %26’lık bir gelir artışı elde ettiğini de gösterdi.

İş süreçlerini dijitalleştirmenin avantajları

Geliştirilmiş operasyonel verimlilik: Müşterilere hızlıca yanıt vermek, onları elde tutmak için en önemli süreçlerden biridir. Müşteri sorgularının yaklaşık %58’i web sayfası, e-posta veya iletişim formu aracılığıyla yapılıyor. Dijitalleştirme, hızlıca yanıt vermeye ve dönüşüm şansını artırmaya yardımcı oluyor. Aynı zamanda dijital dönüşüm ve profesyonel BT desteği, yalnızca yeni iletişim yolları açmakla kalmaz, aynı zamanda daha hızlı yanıtlar ve neredeyse anında geri bildirim sağlar.

Hedef kitleyi genişletmek: Dijitalleşme, dijital erişimi çok daha ileriye taşıyarak daha büyük bir kullanıcı hacmi sağlıyor. 3,8 milyar insanın farklı dijital platformları kullandığı dünyada erişimi artıran KOBİ’ler, satış grafiğini yükseltebilir. Ayrıca dijitalleşen işletmeler, sabit maliyetlerini ortalama %27 oranında azaltabilir. 

Farklılaşma: Şirketlerini dijitalleştirmeden ve bilgisayar teknik destek planına sahip olmadan devam eden çok sayıda KOBİ ve serbest çalışan bulunuyor. Dijitalleşme yolculuğuna çıkmak, diğer şirketlere göre mutlak bir farklılaşmayı beraberinde getiriyor ve iş süreçlerini dijitale entegre eden işletmeler müşterilerine katma değer sağlıyor.

En çevik süreçler: KOBİ’ler, tüm verilerin, takvimin, dosyaların, iş süreçlerinin, satın alımların, ödemelerin, finansal yönetimin, pazarlamanın vb. tek bir platformda entegrasyonu sayesinde daha fazla çeviklik elde ediyor. Ayrıca bu teknolojik çözümler, kurumlara çok daha eksiksiz bir bakış açısı sağlıyor. 

Bununla birlikte, şirketler için dijital dönüşümün ana hatlarından biri de bulut bilişim hizmetleri. Gittikçe daha fazla sayıda mikro, küçük ve orta ölçekli şirket bulut bilişim hizmetlerini kullanmaya başlıyor ve bu, önümüzdeki yıllarda büyümeye devam edecek bir trend haline geliyor. KOBİ’lerin ihtiyaçlarına en uygun bulut modelini belirlemesi için dikkate alması gereken ana faktörler ise şunlar:

Hizmet Olarak Altyapı (IaaS): Esneklik, ölçeklenebilirlik ve güvenlik, bu bulut hizmeti modelinin üç temel özelliğidir. Bu modelin faydalarından biri, şirketlerin bir platform aracılığıyla sanal bir veri merkezine erişim elde ettikleri için bir BT altyapısına sahip olmanın maliyetlerini yönetmek zorunda kalmamasıdır. KOBİ’ler kaynakları gerektiği gibi azaltabilir veya artırabilir. Bu modelin sağladığı güvenlik ise saklanan verilere, harici bir sunucuda saklansa bile kimsenin erişememesidir.

Hizmet Olarak Platform (PaaS): İhtiyaçlarına daha uygun bir hizmet arayan KOBİ’ler için doğru bulut modelidir. Bu durumda sağlayıcı, SaaS gibi yazılım veya uygulamalar sunmak yerine, platformu şirket içinde sürdürmenin karmaşıklığı olmaksızın üzerinde uygulamaların geliştirilebileceği, çalıştırılabileceği ve yönetilebileceği eksiksiz bir platform sunar.

Hizmet Olarak Yazılım (SaaS): Bu model, işletmelerle kolay entegrasyon ve uyumluluk sağlar. Küçük ve orta işletmeler bu bulut bilişim modelini tercih ediyor. Çünkü iş gereksinimlerini ve operasyonlarını mümkün olan en kısa sürede çalışır duruma getirebiliyor. Diğer avantajları ise uygulamalarına dünyanın her yerinden erişilebilir olması ve KOBİ’lerin yazılımı yönetmek zorunda kalmamasıdır.

Hizmet Olarak İşlev (FaaS): Bu model, Bulut Bilişim Hizmetleri (CCS) kategorisine aittir. KOBİ’lere, altyapı bakım ve kurulum maliyetlerine ihtiyaç duymadan uygulamaları geliştirebilecekleri, kullanabilecekleri ve yönetebilecekleri bir platform sunuyor. Ayrıca sağlayıcı tarafından yönetilen mükemmel ölçeklenebilirlik sağlıyor. Son olarak FaaS, uygulama kodunun veya kapsayıcılarının yalnızca olaylara veya isteklere yanıt olarak yürütüldüğü olay odaklı bilgi işlem paradigmasına odaklanıyor.

Hizmet Olarak Kapsayıcı (CaaS): CaaS, işletmelerin konteynerleri, uygulamaları ve kümeleri yüklemesine, düzenlemesine, başlatmasına, durdurmasına, ölçeklendirmesine ve yönetmesine olanak tanıyan bir bulut bilişim modelidir. KOBİ’ler, şirket içi veri merkezlerinde veya bulutta ölçeklenebilir ve güvenli konteyner uygulamalar oluşturabilir. Ana avantajı ise sunduğu güvenlik düzeyidir.

KOBİ’lerin, bulut bilişim modellerinden herhangi birine başlamadan önce, gerçek teknolojik ihtiyaçları konusunda bir çalışma ve değerlendirme yapması gerekiyor. Her bir bulut modelinin seçimi, yalnızca şirketin büyüklüğüne değil, aynı zamanda ihtiyaçlarına da bağlıdır. Bu nedenle şirketler, faydalı olacak bir bulut modeli seçmek için mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını kapsamlı bir şekilde analiz etmelidir.

Öte yandan, kuruluşların bulut bilişimi benimserken bir siber güvenlik planına sahip olmaları da gerekiyor. İnternet kullanan her işletme, iş ve tüketici güvenini artıracak bir güvenlik kültürü edinmelidir. Bu, her büyüklükteki işletmenin her yerden yeni ve daha büyük pazarlara ulaşmasını sağlıyor ve bilgisayar tabanlı araçları kullanarak daha verimli çalışma fırsatları sunuyor. Ayrıca veri ihlalleri düşünüldüğünde, KOBİ’lerin mali ve itibar kaybına maruz kalma riski daha da yüksektir. Bu nedenle küçük işletmelerin, siber güvenliği önümüzdeki yıllarda birinci öncelik haline getirmesi önemlidir. 

KOBİ’ler için siber güvenlik önerileri

Geniş bant ve bilgi teknolojisi, küçük işletmelerin yeni pazarlara ulaşmasında ve üretkenliği artırmasındaki en güçlü faktörlerden biridir. Ancak işletmelerin kendi işletmelerini, müşterilerini ve verilerini artan siber güvenlik tehditlerinden korumak için bir siber güvenlik stratejisine ihtiyaçları bulunuyor.

1- Çalışanları güvenlik ilkeleri konusunda eğitin
Çalışanlar için güçlü parolalar gerektirmek gibi temel güvenlik uygulamaları ve politikaları oluşturmak ve şirketin siber güvenlik ilkelerini ihlal etmenin cezalarını ayrıntılandıran uygun kullanım kılavuzları düzenlemek yardımcı olabilir.

2- Bilgileri, bilgisayarları ve ağları siber saldırılardan koruyun
En son güvenlik yazılımına, web tarayıcısına ve işletim sistemine sahip olmak virüslere, kötü amaçlı yazılımlara ve diğer çevrimiçi tehditlere karşı en iyi savunmadır. Virüsten koruma yazılımı, her güncellemeden sonra tarama yapacak şekilde ayarlanabilir.

3- İnternet bağlantınız için güvenlik duvarı güvenliği sağlayın
Güvenlik duvarı, dışarıdan kişilerin özel bir ağdaki verilere erişmesini engelleyen bir dizi ilgili programdır. İşletim sisteminin güvenlik duvarı etkinleştirilerek çevrimiçi olarak bulunan ücretsiz güvenlik duvarı yazılımı yüklenebilir. 

4- Bir mobil cihaz eylem planı oluşturun
Mobil cihazlar, özellikle gizli bilgilere sahipse veya şirket ağına erişebiliyorsa, önemli güvenlik ve yönetim zorlukları yaratabilir. Telefon genel ağdayken, suçluların bilgi çalmasını önlemek için kullanıcıların cihazlarını parolayla koruması, verilerini şifrelemesi ve güvenlik uygulamaları yüklemesi zorunlu hale getirilebilir. 

5- Önemli iş verilerinin ve bilgilerinin yedek kopyalarını oluşturun
Tüm bilgisayarlardaki verilerin düzenli olarak yedeklenmesi gerekir. Kritik veriler, kelime işlem belgelerini, elektronik tabloları, veritabanlarını, mali dosyaları, insan kaynakları dosyalarını ve alacak/borç hesabı dosyalarını içerir. Veriler, otomatik olarak veya en az haftalık olarak yedeklenebilir ve kopyaları tesis dışında veya bulutta saklanabilir.

6- Bilgisayarlarınıza fiziksel erişimi kontrol edin ve her çalışan için kullanıcı hesabı oluşturun
Yetkisiz kişilerin iş bilgisayarlarına erişimini veya kullanımını engellenebilir. Dizüstü bilgisayarlar hırsızlık için özellikle kolay hedefler olabilir veya kaybolabilir. Bu nedenle gözetimsiz olduklarında kilitlenmesi gerekir ve her çalışan için ayrı bir kullanıcı hesabı oluşturulabilir. 

7- Wi-Fi ağlarınızı güvenli hale getirin
İş yerindeki Wi-Fi ağının güvenli, şifreli ve gizli olması gerekir. Wi-Fi ağını gizlemek için kablosuz erişim noktası veya yönlendirici, SSID ağ adını yayınlamayacak şekilde kurulabilir.

8- Ödeme kartlarıyla ilgili en iyi uygulamaları kullanın
En güvenilir ve doğrulanmış araçların ve dolandırıcılığı önleme hizmetlerinin kullanıldığından emin olmak için bu konuda hizmet veren şirketlerle iş birliği yapılabilir. Ödeme sistemlerinin, daha az güvenli programlardan ayrılması gerekir.

9- Parolalar ve kimlik doğrulama
Çalışanların her üç ayda bir benzersiz parolalar kullanması ve parolaları değiştirmesi zorunlu hale getirilebilir. Ayrıca, giriş kazanmak için parolanın ötesinde ek bilgiler gerektiren çok faktörlü kimlik doğrulama kullanılabilir.